프린터 공유하기

   프린터 공유하기

가정에서는 프린터 사용이 예전보다 다소 줄었지만, 회사나 사무실에서는 여전히 중요한 인쇄 도구다. 아무리 디지털 오피스네 전자문서네 해도 A4 종이에 반듯하게 인쇄된 문서가 아직도 계약서로, 증명서로, 제안서로 애용되고 있다. 그런데 컴퓨터는 각 구성원이 한 대씩 사용하는 반면, 프린터는 팀 단위 또는 파트 단위의 사람들이 공유하고 있다. 프린터 공유는 한번 설정해 두면 웬만해서는 손댈 일 없지만, 사무실이 이전하거나 프린터를 새로 교체한 경우라면 어쩔 수 없이 누군가는 한번 시도해야 한다. 본 기자가 연재하고 있는 (여러 가지로 부족한) 네트워크 기초 강의를 빠짐 없이 참고한 독자라면 서슴없이 나서보길 권한다. 네트워크 기본 지식을 습득한 상태라면 사무실 내 프린터 공유 설정, 그거 생각보다 어렵지 않다. 또 한번 알아두면 두고두고 요긴하게 활용할 수 있다. 단 여기서는 MS의 윈도우 7을 기준으로 설명하겠지만, 윈도우 XP도 부분적으로 다룰 것이다.

프린터에 대한 기초 이해

잘 알고 있는 대로, 컴퓨터용 프린터는 컴퓨터에서 작성한 문서나 사진 등의 콘텐츠를 다양한 크기의 인쇄용지에 출력하는 장치다. 통상적으로 잉크로 인쇄하면 ‘잉크젯 프린터’, 복사기처럼 토너로 인쇄하면 ‘레이저 프린터’로 구분된다. 인쇄 속도나 품질 등 여러 가지 면에서 레이저 프린터가 잉크젯 프린터보다는 낫지만 그만큼 비싸다(물론 잉크젯이 더 비싼 경우도 더러 있다).

프린터는 컴퓨터에 연결할 수도 있고(요즘에는 대부분 USB 포트), (컴퓨터 없이) 네트워크 허브나 스위치에 독립적으로 연결할 수도 있다. 두 경우 모두 공유 설정이 가능하다. 그러니 현재 사용 중인 프린터가 어떤 방식으로 연결, 공유되어 있는지 확인해야겠다.

어떤 방식으로 연결되어 있든 컴퓨터에서 해당 프린터로 인쇄하기 위해서는 프린터 모델에 맞는 장치 드라이버 프로그램을 설치해야 한다. 일반적으로 프린터 앞면 또는 뒷면 어딘가에는 제조사와 제품 모델이 표기되어 있으니, 이를 토대로 제조사 홈페이지에서 최신 드라이버 설치 파일을 다운로드하여 컴퓨터에 설치하면 된다. 물론 프린터 구입 시 패키지에 들어 있던 설치CD를 보유하고 있다면 그것을 사용하면 된다.

마지막으로 프린터 뒷면 또는 좌우측면에 있을 커넥터 형태를 확인한다. USB 포트만 있으면 컴퓨터에만 연결할 수 있으며, USB 포트와 유선 랜 포트 모두 있다면 둘 중 하나로 연결하면 된다. 물론 공유를 위해서는 유선 랜 포트에 연결하는 것이 한결 간편하다. 간혹 구형 프린터의 경우 USB 포트가 아닌 25핀 프린터 포트(페러랠 포트라고도 함)를 사용하는데, 컴퓨터에 이와 동일한 포트만 있으면 연결, 사용하는 데 아무런 문제 없다(USB 연결보다 인쇄 데이터 전송 속도가 다소 느리긴 하지만).

네트워크 프린터 공유의 시작

이 강의에서는 현재 컴퓨터와 프린터 설정이 완료된 상태, 즉 인쇄 명령을 내리면 곧바로 인쇄가 가능한 상태임을 가정한다. 앞서 언급한 대로, 프린터 모델을 확인하고 그에 따른 프로그램(드라이버 및 인쇄 관리자 등)을 컴퓨터에 설치하면 된다.

1) USB 포트로 연결된 프린터

연결 포트가 USB 밖에 없는 프린터는 반드시 컴퓨터(또는 프린터 서버, 이에 대해서는 아래 다시 설명한다)가 존재해야 공유가 가능하다. USB 프린터가 컴퓨터에 정상적으로 인식되면, [시작]→[장치 및 프린터] 항목(윈도우 7)에 해당 모델의 프린터 아이콘이 생긴다. 참고로 ‘프린터 및 팩스’ 부분에는 다양한 출력 장치 아이콘이 있는데, 특정 문서 프로그램을 설치하면 가상의 출력 장치가 생성되기 때문에 인쇄 시 프린터를 선택하는 단계에서 착오가 발생하곤 한다. 예를 들어, 아래아한글을 설치하면 생기는 ‘Haansoft PDF’나 MS오피스를 설치하면 생기는 Microsoft XPS Document Writer’ 등이 이에 해당된다(실제로 이들로 인쇄해도 A4 용지로 출력되지 않는다). 참고로 USB 포트 등으로 컴퓨터에 직접 연결된 프린터를 일컬어 ‘로컬 프린터’라 한다.

이제 프린터 공유 설정을 해야 할 차례. 그 보다 먼저, 윈도우 7에서 파일 및 프린터 공유 기능을 활성화해야 한다. 이미 설정된 네트워크 프로필(홈, 회사, 공용)에 따라, 아래 그림처럼 ‘파일 및 프린터 공유 켜기’를 선택해야 한다(끄기가 기본값이다). 윈도우 XP에서도 네트워크 등록정보의 로컬 영역 연결 속성에서 ‘Microsoft 네트워크용 파일 및 프린터 공유’가 선택되어 있는지 확인한다.

이제 앞서 본 [장치 및 프린터] 항목에 있는 실제 프린터를 마우스 오른쪽 버튼 클릭한 후 ‘프린터 속성’을 선택한다. [공유] 탭의 ‘이 프린터 공유’를 선택한 다음, 원하는 공유 프린터 이름을 지정하거나 그냥 놔둬도 된다(아무래도 팀별 프린터라면 팀명을 붙여주는 게 좋다). 그대로 ‘확인’ 버튼을 누르면 공유 설정 완료다.

이제는 다른 컴퓨터에서 이 공유 프린터를 설정할 차례. 윈도우 XP가 설치된 컴퓨터에서 진행해 보자. '시작'→'프린터 및 팩스' 메뉴를 실행하고 좌측 상단의 ‘프린터 추가’ 버튼을 누른다. 이처럼 사용자가 수동으로 프린터를 추가하는 경우는 지금처럼 네트워크 공유 프린터를 설정할 때다. ‘프린터 추가 마법사’가 실행되면 프린터 선택 단계에서 ‘네트워크 프린터 또는 다른 컴퓨터에 연결되어 있는 프린터’를 선택하고 ‘다음’ 버튼을 누른다. 네트워크로 공유된 프린터니 당연하다.

다음 단계에서 ‘프린터 찾아보기’에 두고 ‘다음’을 누르면, 십중팔구 앞서 설정했던 공유 프린터 목록이 출력될 것이다(안되면 컴퓨터 작업 그룹을 프린터 공유 컴퓨터와 맞춰 설정해 본다. 기본값은 ‘WORKGROUP’이다). 이 화면에서는 프린터를 공유하고 있는 컴퓨터 이름 아래로 공유 프린터 목록이 표시된다. 이를 선택하고 ‘다음’을 누른다.

이전부터 해당 프린터를 사용하고 있던 컴퓨터라면 상관 없지만, 윈도우 운영체제를 다시 설치했거나 새 컴퓨터라면 프린터 드라이버 파일을 설치해야 한다. 물론 프린터 드라이버 설치 CD가 있다면 CD-ROM에 넣어 설치하면 되며, CD-ROM이 없는 노트북 등이라면 앞선 파일/폴더 공유 강의에서 배운 폴더 공유를 활용할 수 있다. 즉 프린터 공유 컴퓨터에 프린터 드라이버 설치 CD를 넣고 CD-ROM 드라이브를 폴더 공유 설정한 뒤 이 폴더의 파일을 해당 컴퓨터에 복사하는 것이다. 드라이버 파일은 해당 프린터 제조사 홈페이지에서도 다운로드할 수 있지만, 그 보다는 CD-ROM/폴더 공유가 간편하리라 예상한다.

어떤 방법이든 드라이버 파일이 정상적으로 설치됐다면, 이제 해당 컴퓨터의 ‘프린터 및 팩스’ 항목에 공유 프린터 아이콘이 생성됐음을 확인할 수 있다. 그럼 이때부터 자유롭게 공유 프린터를 사용할 수 있게 된다.

쉽다. 아니 적어도 어렵진 않다. 누구라도 해 볼만 하다. 모든 프린터의 공유 설정은 이와 크게 다르지 않아 두고두고 활용할 만 하다.

윈도우의 ‘기본 프린터’ 설정

윈도우 운영체제는 여러 프린터를 설치, 사용할 수 있다. A팀 프린터, B팀 프린터 모두 설정해 필요할 때마다 선택, 인쇄할 수 있는 것이다. 다만 윈도우에서는 이들 프린터 중 ‘기본 프린터’ 설정을 하도록 되어 있다. 즉 어느 프린터가 ‘메인’이 될 것인지를 지정하는 것이다. 프린터 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 누른 후 ‘기본 프린터로 설정’을 선택한다. 이제부터 문서 등을 인쇄할 때 (따로 지정하지 않는 한) 해당 프린터로 우선 출력된다. 앞서 언급한 대로, 문서 작성 프로그램 등을 설치하면 가상의 프린터가 각각 생성되는데, 이런 경우 실제 프린터를 기본 프린터로 지정해야 인쇄 시 프린터를 선택해야 하는 번거로움이 없다.

참고로 네트워크 공유 프린터로 문서 등을 인쇄하면 윈도우 작업표시줄 오른쪽 하단(시계표시 부분)에 프린터 아이콘이 나타난다. 이를 더블클릭하면 현재 인쇄 중인(또는 대기 중인) 작업 목록이 나타나며, 이 중 원치 않는 인쇄 작업을 취소할 수 있다.

공유 프린터 검색이 안될 경우

앞서 공유 프린터를 검색하는 단계에서 프린터 목록이 나타나지 않는다면, 작업 그룹을 프린터 공유 컴퓨터와 동일하게(예, WORKGROUP) 설정한 후 재부팅하여 다시 시도해 본다. 그래도 안된다면 다른 컴퓨터에서 프린터 공유 컴퓨터의 IP 주소를 집적 입력(예, \\192.168.11.10 등)하여 접근해 보면, 공유된 프린터가 나타날 것이고, 이를 더블클릭하여 공유 프린터 설치 단계를 진행할 수 있다. 어찌 보면 이 방법이 훨씬 간편하고 신속할 수 있다. 물론 드라이버 파일은 (필요한 경우) 동일한 방법으로 설치해야 한다.

2) 유선 랜 포트로 연결된 프린터

USB 포트와 유선 랜 포트가 함께 있는 프린터라면 아무래도 유선 랜을 연결하는 게 여러 사용자가 공유하기에 편리하다. 이들 프린터는 랜 케이블을 연결하면 자동으로 IP 주소를 설정하거나, 사용자가 직접 설정할 수 있는 메뉴를 제공한다. 따라서 이는 프린터 설명서를 참고하면 되겠으며, IP 주소가 설정되면 각 컴퓨터에서 ‘네트워크 프린터’로 지정해 설정, 설치하면 된다. 최신 프린터의 경우 유무선 랜을 모두 지원하여 업무의 효율성을 높인 제품도 있다(본 강의에 사용된 HP 오피스젯 프로 8500A가 그러하다).

유무선 랜으로 연결되는 프린터는 일단 연결 컴퓨터가 필요 없고, 프린터에 부여된 IP 주소만으로 설치 및 공유가 가능하다. 모든 컴퓨터가 (로컬 프린터가 아닌) 네트워크 공유 프린터로 설정하면 되며, 프린터를 관리하는 누군가의 컴퓨터에만 관리 프로그램(설치 CD에 포함)을 설치하면 된다.

우선 프린터에 유선 랜 케이블을 꽂는다. 다른 쪽은 사무실 내 컴퓨터가 연결되어 있는 동일한 인터넷 유무선 공유기(이하 공유기)에 물리면 된다. 자동으로 IP 주소를 설정할 테지만, 필요한 경우 수동으로 IP 주소를 입력할 수도 있다(유선 랜 포트가 있는 프린터는 IP 주소를 설정할 수 있는 기능을 제공한다).

프린터에 IP 주소가 설정됐다면, 이를 토대로 프린터를 설치, 설정할 차례다(IP 주소만 있으면 된다. 서브넷 마스크나 게이트웨이, DNS 주소 등은 필요 없다). USB 연결 때와 동일하게 프린터 추가 단계를 실행한다.

윈도우 7의 경우는 윈도우 XP보다 네트워크 프린터 설정 작업이 훨씬 간편하다. 같은 네트워크(공유기 환경)에 있는 프린터를 검색해서 보여주고 이 중 원하는 프린터를 선택한 후 화면의 지시에 따라 진행하면 되기 때문이다. 물론 이때도 필요한 경우 프린터 드라이버 파일을 설치할 수 있다. 다만 공유 설정은 필요 없다. 왜냐면 유무선 네트워크로 연결된 프린터는 그 자체가 공유 프린터이기에 특정 컴퓨터에서 공유할 필요가 없기 때문이다. 따라서 다른 컴퓨터에서도 동일한 방법으로 프린터 설정을 수행하면 된다.

윈도우 XP의 경우에는 윈도우 7에 비해 다소 까다롭다. 윈도우 XP에서는 프린터 선택 화면에서 ‘네트워크 프린터…’로 선택하면 안되고, 인터넷 기반의 TCP/IP 프린터 포트를 따로 생성한 다음 ‘로컬 프린터’로 설정해야 한다. 그래서 아래 그림처럼, 인쇄 서버(즉 프린터가 연결된 컴퓨터)에 연결되어 있지 않는 유무선 랜 프린터는 ‘로컬 프린터’ 옵션을 선택하라고 공지하고 있다.

뭔가 복잡해 보이지만 해보면 별거 아니다. 일단 프린터 추가 버튼을 누르고 ‘이 컴퓨터에 연결된 로컬 프린터’를 선택한다. 단 그 아래 있는 ‘플러그 앤 플레이 프린터를 자동으로 검색 및 설치’ 옵션은 선택 해제한다. 자동으로 검색해 봐야 검색되지도 않고 검색 시간만 소요된다.

앞서 말한 인터넷 기반 TCP/IP 프린터 포트를 생성하는 단계가 나온다. 여기서 하단의 ‘새 포트 만들기’를 선택하고 포트 종류를 ‘Standard TCP/IP Port’를 지정한다. IP 주소를 사용하는 TCP/IP 포트를 만들어 여기에 프린터를 연결하겠다는 의도다.

그러면 TCP/IP 포트 추가 마법사 창이 뜨고, ‘프린터 이름 또는 IP 주소’란에 해당 프린터의 IP 주소를 정확히 입력한다. 그러면 아래 있는 ‘포트 이름’은 동일한 IP 주소 앞에 ‘IP_’가 붙은 포트 이름이 자동 생성된다. 마침을 누르면 결과 창이 나오는데, 여기서 ‘어댑터 종류’ 항목에 해당 프린터의 제조사가 나타난다면 정상적으로 포트가 생성된 것이다.

이제 다시 프린터 추가 창으로 복귀하면 제조사와 해당 모델을 지정해 설치를 진행하면 된다(이후 단계는 윈도우 7과 비슷하다). 설치를 완료하면서 테스트 페이지를 인쇄해 보고 정상 출력된다면 네트워크 프린터 공유 설정이 끝난다.

글로 읽으려니 복잡하게 느껴지지만, 실제로 작업해 보면 그다지 고급 기술이 필요한 것이 아님을 알 수 있을 것이다. 다른 컴퓨터도 이와 동일한 방법으로 설치하면 된다. 다른 프린터도 마찬가지다. 제조사나 모델이 달라도 설정하는 방법은 동일하다.

최신 프린터의 경우 할당된 IP 주소를 통해 웹 브라우저로 프린터 상태를 점검, 확인할 수 있는 기능을 제공하는 제품도 있다. 즉 인터넷 익스플로러 등의 웹 브라우저를 실행하고, 주소 창에 프린터 IP 주소를 입력하면 프린터의 운영 현황(작동 상태, 잉크 잔량, 네트워크 설정 등)을 한 눈에 확인할 수 있어 편리하다. 또한 이런 네트워크 프린터는 스마트폰에서도 특정 앱(애플리케이션)을 통해 직접 인쇄할 수 있어 업무적 활용도가 대단히 높다.

USB 프린터는 네트워크 프린터로 사용할 수 없나?

유무선 랜 포트는 없고 USB 포트만 있는 프린터도 위와 같은 IP 주소 기반의 네트워크 프린터로 사용할 수 있다. 다만 특수한 기기가 필요한데, 이것이 바로 ‘프린트 서버’다. 인터넷 유무선 공유기와 비슷한 크기의 소형 기기로, USB 프린터를 이 기기에 연결하고 랜 케이블을 꽂으면 USB 프린터도 네트워크 프린터로 사용할 수 있다. 이때 프린터 IP 주소는 프린트 서버의 IP 주소가 되는 것이다. 최근 출시되는 유무선 공유기나 NAS 기기 등에 USB 프린터 지원 기능이 포함되기도 한다.

인터넷 프린팅 서비스의 시작, 프린터 공유

컴퓨터가 눈 부시게 발전하는 동안 프린터는 거의 제자리 걸음을 유지했던 것이 사실이다. 기껏해야 컬러 품질이 좋아졌거나 인쇄 속도가 빨라진 정도다. 기본적으로 설정하기 위해 또는 인쇄하기 위해 컴퓨터가 반드시 필요한 구성이었다. 하지만 국내외 네트워크 인프라의 발전에 따른 ‘원격 인쇄(e프린팅) 기술’이 등장함으로써 집이나 사무실 프린터 환경에 적지 않은 변화가 예상되고 있다. 유무선을 가리지 않고 시간/공간의 제약 없이 데스크탑이나 노트북, 스마트폰, 태블릿 PC 등에서 자유자재로 인쇄할 수 있게 된 것이다. 이러한 e프린팅 기술의 궁극적인 목적은 사용자의 프린팅 작업을 보다 간편하고 윤택하게 하기 위함이다. 그 밑바닥에 ‘프린터 공유 원리’가 내재되어 있다.

본문에 사용된 프린터: HP 오피스젯 프로 8500A 플러스 e복합기

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)